RPAは人手不足の切り札?導入で解決できる事3選とメリット・デメリットを解説

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「人手不足を解消できるツールにはどんなものがあるのかな?」

「経費を減らせないか検討するようにと指示があったけど、どうすればコスパ良く経費削減ができるのかな?」

RPAを導入すれば効率良くコスト削減が実現できます。

この記事では

  • RPAができる事
  • RPAが解決できる事3選
  • RPAの導入事例

を解説します。

最後まで記事をお読みいただくと、人員不足を補うのにRPAが有効であるのが理解できます。ムダな労働時間が削減できるので経営の安定が実現できますよ。

それでは、早速解説していきます。

RPAとは?

RPAはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略称です。ロボットと言ってもマンガやアニメに登場するようなロボットではありません。パソコンに入れて使うソフトウエアです。RPAは具体的にこんな事ができます。

  • 大量のデータのダウンロードやアップロード
  • 営業成績のような一覧表の作成
  • 請求書の作成・印刷
  • 全社員への一斉メール送信
  • 大量のデータのコピー&ペースト作業
  • 従業員の勤怠データの入力

RPAはパソコンにインストールして使うソフトなので、パソコンだけで完結する作業ができます。キーボードやマウスの操作を自動化してRPAが自律して指示した作業をしてくれます。事務作業を人間の代わりにやってくれるのがRPAですよ。

RPAが解決できること3選

今RPAに注目が集まっているのは大きな課題を解決できると期待されているからです。RPAが解決できることは下記の3つです。

  1. 働き手の減少による人材不足
  2. 労働生産性の低迷
  3. 働き方改革の実現

1.働き手の減少による人材不足

既にご承知だと思いますが、今はどの業界も人手不足です。RPAが事務作業をするので人は事務作業以外の仕事に時間が割けます。RPAを採用すれば少ない人員でも仕事を回す事が可能に。しかもRPAは人を雇うよりも安く導入できるので、取り入れる企業が増えています。

2.労働生産性の低迷

欧米では日本より早い時期からRPAを導入しており、生産性は上昇中。日本はG7の中で労働生産性の上昇率が最下位なので、改善策としてRPAが注目されています。事務作業はRPAにお任せすれば、従業員は人にしかできない仕事に集中する事ができます。開発や顧客への対応などクリエイティブな仕事に集中すれば生産性は上がりますよ。

参照)労働生産性の国際比較2020

3. 働き方改革の実現

2019年に働き方改革に関する法律が施行されました。それにより企業は下記について取り組む必要があります。

  • 時間外労働の制限
  • 年5日以上の有給取得
  • 月60時間以上の時間外勤務の賃金割増し

RPAを導入すれば、残業を減らせます。営業から帰ってきて残業で事務作業のような日サヨナラできますよ。長時間労働から解放されて有給も取得できるようになります。従業員のやる気や働きがいがアップします。働き方改革が実現できて社員にも優しい企業を目指せます。

RPAの特徴

RPAが有効であるのは理解していただけたと思います。それでは他のシステムとRPAはどこが違うのでしょうか?RPAの特徴は下記です。

  • システムを作る必要がない
  • 広範囲な対応が可能
  • 休みなく稼働できる

システムを作る必要がない

RPAはプログラミングによるシステム開発が必要ありません。メールソフトや社内SNSのようなITシステムはプログラミングによる開発が必須です。また、RPAはユーザー自身で作業の変更も可能です。新しい伝票に変更する事や入力項目を増やしたいなどに対応できます。

広範囲な対応が可能

RPAはWebサイトからシステムまで幅広く対応できるのが特徴です。たとえばエクセルならエクセル上でしか自動化はできません。RPAは社内だけでなく社外のシステムにもつなげられます。SFA(営業支援システム)のような社外システムへのデータ入力や操作ができます。

休みなく稼働できる

RPAは決められた作業なら働き続けます。夜の遅い時間でも問題なく稼働します。勤務時間が終わる時にRPAを動かしておけば、翌朝には作業が完了します。社員がパソコンを使う時間とRPAが動く時間のすみ分けが可能。また、データの監視を24時間行い、異常があれば報告してくれるので安心です。

RPA導入のメリット

RPAを導入すると仕事の効率が上がり、ムダな残業を減らせます。雇用する側、される側どちらにもメリットがありますよ。具体的なメリットは下記の通りです。

  • コスト削減
  • ヒューマンエラーの減少
  • コンプライアンス対応
  • 生産性向上
  • 労働環境の改善

コスト削減

今まで人が行っていた事をRPAが行うので人件費の削減ができます。RPAの費用は年間数10万円から数100万円までと幅広いです。しかし人を雇うのと天秤にかけると、RPAを導入した方がコストが削減できますよ。

ヒューマンエラーの減少

人はどうしてもミスをします。しかも長い時間同じ作業を繰り返しているとミスが増えます。しかしRPAはミスをしません。RPAを採用すると人的ミスを減らすことができる上、確認する手間も省けます。

コンプライアンス対応

RPAは作業記録が残るのでコンプライアンス対応も可能です。たとえば不正行為が行われば、その情報をRPAが知らせてくれます。悪事も記録されるのでRPAからの報告があればすぐに対応できますね。RPAはコンプライアンス面でも安心です。

生産性向上

自動化によって生産性の向上ができます。RPAを取り入れると事務時間を50%も減らす事が可能。事務作業はRPAに任せて、クリエイティブな活動に集中できます。生産性が上がりますし、企業の売上も伸びますよ。

労働環境の改善

ムダな作業が減るので労働時間を削減できます。スタッフの労働環境の改善につながりますね。労働環境が良くなれば、社員の満足度は高まるし、優秀な人材も獲得できますよ。

RPA導入のデメリット

素晴らしいツールであっても利点ばかりではありません。それなりにデメリットも存在します。具体的なデメリットは下記です。

  • 規格外の処理はできない
  • 不正アクセスや情報漏洩がある

規格外の処理はできない

RPAは決まった手順の作業は得意なのですが、頻繁にやり方を変更すると対応し切れません。動作が止まることがあります。

不正アクセスや情報漏洩がある

プログラムの不具合で不正アクセスの被害に遭うこともあります。セキュリティ対策は行っておきましょう。

RPAの導入事例

実際にRPAを導入した事例を見ていきましょう。

インターネットメディアのケース

RPAを導入する前の課題がこちらです。

  • 広告効果の分析のためにデータの転記が多いため、人為ミスが多発
  • 優秀な人材獲得のため、仕事の満足度を上げたい
  • クリエイティブな仕事に集中できなかった

こちらの企業では事務作業でのミスが目立ち、創造的な仕事に時間が取れないのが課題でした。こうした課題解決のためにRPAを導入。結果、事務作業が月間150時間の削減に成功。社員がサービスの開発・改善に時間を多く取ることができたため従業員のやりがいが高まりました。

営業開発のケース

こちらの企業は人員の不安定さが課題でした。

  • 顧客のデータ入力に時間が取られる
  • 女性社員が多いので人員の増減に対応できない

データ入力が終わらず残業で対応していたが、RPA導入で残業をゼロにできた。RPAによって仕事を効率よくできる体制になったので、産休や育休によって人員が減ってしまう時期でも仕事に支障をきたす事がなくなった。

金融のケース

こちらの企業の課題はひとつの作業に労力が必要である事でした。

  • 顧客取引の照会に手間がかかる
  • 顧客対応に時間を取られる

これまでデータを取り寄せ、確認して担当者へ送付していた作業がRPAによってデータの確認だけに作業を短縮できた。顧客との対応は電話のみとなり、顧客の情報を調べる時間が削減できた。

まとめ RPAで業務を自動化・効率化しよう

RPAを導入すると事務作業を自動化できて、生産性向上や労働時間の短縮などが実現できます。今後も人手不足の解消の目処はたっていません。業務を効率的に行うのは企業にとって必須です。RPAを導入して雇用する側だけでなく雇用される側にも優しい企業を目指しましょう。

この記事を書いた人

フジユウ

現在、会社員をしながら、Webライターとして活動しています。これまで営業、飲食店の店長や事務員など様々な職種を経験してきました。今までに培ってきた経験と知見から分かりやすくて読みやすい執筆ができるようにと心がけています。

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