業務効率改善ツールを選ぶ際に考えるべきポイントとは?

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仕事を行う上で、業務効率の改善は非常に重要です。仕事のムダを省き、売り上げに大きく影響する業務に集中できる環境を整えることで、自社の業績アップが期待できます。

しかし、具体的に「どのような方法で業務効率を改善すれば良いのかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

この記事では、業務効率改善を実施する際に注意すべきポイントや、どのようなツールがあるのかを解説します。

業務効率化とは?

業務効率化とは、仕事の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出した上で不要な業務を減らし、生産性を向上させる施策を実施することを指します。

具体的な業務改善施策の一例としては、以下が当てはまります。

  • 不要な業務の見直し
  • 単純作業の自動化
  • マニュアル作成による属人化の防止

業務効率化には、以下2つのメリットがあります。

  • 従業員のモチベーションアップに繋がる
  • 利益に大きな影響を与える業務に集中できる

従業員のモチベーションアップに繋がる

業務効率の改善を実施することで、従業員のモチベーションアップを実現できます。

作業の自動化や不要な業務の見直しなど、上記の業務改善施策を実行することで、従業員の担当業務量や指導の手間が軽減されます。

従業員の負担を減らし働き方が改善されれば、個人のモチベーションアップに繋がる上、離職率の低下も期待できるでしょう。

さらに「従業員満足度が高い企業である」ということがSNSの口コミなどで広がれば、採用力も強化できます。

利益に大きな影響を与える業務に集中できる

業務効率の改善を実施することで、自社の利益に大きな影響を与える業務に集中できます。

データ打ち込み作業や資料整理などは確かに大切な業務ですが、会社としては、以下のような利益に大きな影響を与える仕事に時間を割きたいところ。

  • マーケティング調査
  • 顧客への提案
  • 商品開発

業務効率化によって単純作業を自動化したり外部委託したりすることで、利益への影響が大きい業務に集中できるようになり、自社の業績アップが期待できます。

業務効率改善ツール導入時は目的設定が重要!

このように、業務効率化は自社に様々な恩恵をもたらします。

こうした業務効率化による恩恵を自社にもたらすため、専用ツールの導入を検討している企業も多いでしょう。

もしツール導入を検討するのであれば、「業務効率化の目的」を設定することが重要です。

一口に業務効率化といっても、以下のように様々な目的を設定できます。

  • コミュニケーションコストを改善したい
  • 単純作業を自動化したい
  • ワークフローを簡略化したい
  • WEB会議ツールを活用したい
  • メンバーのタスクを効果的に管理したい

自社が設定する目的によって、導入ツールの種類は変わります。

コミュニケーションコストを改善したい

仕事では社内外の人物とコミュニケーションを取る機会があります。自分の連絡相手が増えるほど、コミュニケーションに割く時間が増えてしまい、本来の業務に集中できません。

コミュニケーションをスムーズに取りたい場合は、社内SNSやビジネスチャットツールなどを活用しましょう。

手軽にメンションを飛ばしたりファイルを共有できたりするため、コミュニケーションに割く時間を短縮できます。

単純作業を自動化したい

以下のような単純作業は、ツールを活用することで自動化させることが可能です。

  • エクセルへのデータ入力
  • 営業リストの作成
  • 伝票作成
  • 定型文(DMなど)の送信
  • WEB上にあるデータ収集

上記の単純作業は業務上必要なものですが、本来であればマーケティング調査や商品開発など、自社の利益に大きな影響を与える仕事に時間を割きたいですよね。

データ入力やDM送信などのルーティンワークは、RPAツールなどを活用して自動化できます。

昼夜問わず活動可能ですし、人間のように「集中力が切れてミスを起こす」という心配もありません。

ワークフローを簡略化したい

「ワークフロー」とは、経費申請などで上長の承認を得るための一連の流れのことを指します。

ワークフローが紙で運用されている場合、その都度印刷や押印の手間がかかります。
しかし、ワークフローをクラウド上で確認できるツールを活用することで、いつでも申請内容を確認できますし、押印のために出社するというムダな業務も発生しません。

WEB会議ツールを活用したい

これまで会議を行うには、取引相手の会社まで出向いたり、自社の会議室を予約し参加者の都合を細かく調整したりする必要がありました。

しかし従来の方法では、移動時間がかかる上に、参加人数が増えるほど「全員が集まれる日時」を調整するのは困難です。

WEB会議ツールを活用することで、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わず会議ができます。

アプリのダウンロードや指定URLをクリックするだけで始められるので、業務効率化が期待できます。

メンバーのタスクを効果的に管理したい

メンバーのタスク管理を効果的に管理することも業務効率化に繋がります。

各メンバーに割り振られたタスクをチャットツールの専用グループで一括管理すれば、具体的に進捗確認ができますし、必要に応じて遅れている仕事のフォローも行えます。

タスクの通知機能を備えたツールを使えば、個人としてやるべき仕事の抜け漏れを起こしません。

LOYCUSなら顧客管理効率をスムーズに改善できる!

このように、業務効率を改善するためには、自社が定めた目的に沿ったツールを導入することが欠かせません。

もし、自社における業務効率化の目的が「効果的に顧客関係管理をしたい」ということであれば、LOYCUSがオススメです。

LOYCUSは、自社で運用している公式LINEの効果をより高めるためのツールです。登録者からの問い合わせへの返信や資料請求後のフォローメール送信を自動で行うため、単純作業に従業員の手間をかける必要がありません。

また、登録アカウントデータを分析し、配信ターゲットを絞ってメッセージを送信できるため、自社に興味を持ちそうな顧客にのみ時間を使えます。

単純作業を自動化した上で、自社の利益に繋がるアプローチができるのは心強いですよね。

LOYCUSは、最初の14日間は無料でお試しできます。すでに自社で公式LINEを運用しているのであれば、 従来と比べてどれくらい効果を上げられるのか、試してみることもオススメです。

この記事を書いた人

ウチノ マナト

専業SEOライター兼編集者です。対応執筆ジャンルは、マーケティング・法律・終活・ウォーターサーバーなど多数。どのようなジャンルでも、「丁寧なリサーチをもとにした記事執筆」「細やかなコミュニケーション」を通じて、クライアントが求める成果に貢献します。趣味は食べ歩きとランニング。

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